資訊爆漲的大時代,有很多的資訊在網路世界穿梭交流,小到包括你我個人資料大到於企業的機密資訊。為了有效保存與控管這些資訊,多數企業會選擇以系統設備來解決儲存與管理之問題,因而使資訊安全變得更加重要。
今天,我們將從業務委外來探討個資保護的問題。個人資料保護法(下稱:個資法)已於101年10月1日上路,由於新法擴大適用範圍及加重罰則之規定,為避免觸法,公務機關與非公務機關無不小心加以因應。在新法施行之初,各界似乎把個人資料之「保護」,不當限縮到「禁止」使用個人資料之程度,例如:法院起訴書為保障當事人隱私權,不顯示當事人之姓名,而直接以○○○代替;還有,榮譽榜上學生之姓名,也不再顯示全名,以張○○代替,這些案例顯然都矯枉過正,而有悖於立法精神。所幸在主管機關的解釋下,上述情形已逐步改善,也使得個人資料當事人與蒐集、處理與利用人間的關係漸漸取得平衡。
現階段專業化及整體成本的考量下,不少企業選擇將非核心業務委由專業公司處理,不可避免的,將產生委外廠商個人資料蒐集、處理與利用之問題。而針對委外蒐集、處理或利用個人資料,多數人都認為委託者之責任與義務,於委託受託者後,個人資料之保護責任,即轉由受託者承受,委託者即可免責。其實不然,依個資法第4條規定:「受公務機關或非公務機關委託蒐集、處理或利用個人資料者,於本法適用範圍內,視同委託機關。」指的是企業於委託處理業務時,如涉蒐集、處理或利用他人之個人資料,應與受託者同樣受個資法的規範,並不會因業務的委外,而無須負擔法律責任。
以金融業為例,多數金融機構會在其營運成本及策略的考量下,將其系統設備維護業務,委由專業之公司進行。而為了避免重要資訊(包含客戶資訊)外流,常於委外合約或招標文件中明定,禁止企業將承接業務轉包或分包。當然,透過這樣的約定,似可大幅降低個人資料與機密資訊外洩之風險,但在未禁止委外廠商分包之情形下,該如何維護資訊安全將是個重要問題。以下就先來了解個資法所定關於委託機關之監督責任,再來說明如何有效管理委外或分包廠商。
依據個資法施行細則第8條規定,委託他人蒐集、處理或利用個人資料時,委託機關應對受託者為適當之監督,而監督至少應包含下列事項:
一、預定蒐集、處理或利用個人資料之範圍、類別、及特定目的和期間。
二、受託者應依個人資料安全維護事項採取之措施。
三、有複委託者,所約定之受託者。
四、受託者或其受僱人違反本法、其他個人資料保護法律或其法規命令時,應向委託機關通知之事項及採行之補救措施。
五、委託機關如對受託者有保留指示者,其保留指示之事項。
六、委託關係終止或解除時,個人資料載體之返還,及受託者履行委託契約以儲存方式而持有之個人資料之刪除。
委託機關並應定期確認受託者執行之狀況,並將確認結果記錄,受託者僅得於委託機關指示之範圍內,蒐集、處理或利用個人資料。而受託者如認為委託機關之指示有違反本法、其他個人資料保護法律或其法規命令者,應立即通知委託機關。藉由以上的規定可得知,立法者已充分考量在委託關係下,委託者與受託者間關於個人資料蒐集、處理或利用,都應負相同之法律責任。然除了監督責任外,依據個資法第27條第1項規定:「非公務機關保有個人資料檔案者,應採行適當之安全措施,防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。」也就是說,委託者與受託者除有適當的監督責任外,對於所保有之個人資料,亦應負擔管理責任。所以,委外個資保護,除了委託者必須善盡其選任及監督管理之責外,受託者也應依個資法要求訂定相關安全維護辦法,以符合法律規定。
委外個資保護無疑是資訊安全中重要的一環,如何改善營運流程或資料處理流程,以符合個資法規定,為當前企業應積極重視的議題。在此一前提下,企業應與委外或分包廠商簽訂何種合約或者做成何種約定,以避免個人資料外洩而負擔法律責任?
以下提出可行之建議:
一、在合約中明訂稽核條款,透過稽核評估的方式,隨時監督管理委外或分包廠商,以確認其確實遵法執行業務;
二、在雙方合約中,對於違反個資保護之行為增訂罰則(如:懲罰性違約金),使委外或分包廠商了解違反法律規定,除須負擔法律責任外,也必須承擔違約金;
三、訂立保密合約,在合約中訂明個資保護條款。
簡而言之,就是要使委外與分包廠商負擔企業個資法上之法律責任。最後,個資法之立法目的,絕非是要禁止個人資料之蒐集、處理或利用,而是為了建立更周延的程序,給予個人資料當事人人格權與隱私權更大的尊重與保護,千萬別把個資法無限上綱,破壞了立法者對於人格權與隱私權保護之美意。

相 關 產 品

智慧醫療智慧醫療

09 Oct, 2020

BU4美編專用 AI應用
Read More
智慧教室智慧教室

16 Oct, 2020

BU4美編專用 AI應用
Read More
工廠設備預知保養工廠設備預知保養

17 Sep, 2020

BU4美編專用 AI應用
Read More
生產製程優化生產製程優化

17 Sep, 2020

BU4美編專用 AI應用
Read More