在簡報開始前誠實修正
我們已經變成了一種「第一草稿」的文化。寫下一封e.Mail、傳送。寫下一篇網誌文章、發表。寫下一場簡報、呈現。精心製作,然後再次善加特意製作成某種想要傳遞的藝術正在逐漸消失在溝通中。
小說家 海明威說:任何東西的第一草稿都是狗屁 ( 老編不會罵人的,只不過不會擅改原文與原意,為忠實呈現筆者的口吻。( 笑~ )
我們很容易依附在我們的想法上,所以能夠有另一雙眼睛和耳朵來檢視它們是很棒的。得到回饋最好的方式就是主持一場放映,以便在你做簡報之前測試你的訊息。(就像彩排囉~)
就如Conways’ Law說過:「任何設計系統的組織必然會產生一種設計,它的結構只是組織溝通結構的縮影。」換句話說,你的組織產生的溝通品質會受限於組織本身溝通的品質。因為這個原因,簡報的品質不會超在它出現之前的規劃過程的品質。
 
所以,讓你自己先戒掉投影片
你在簡報過程中使用的任何投影片,他們的作用都應該是舞台的佈景或是布幕。它們應該很少會成為訊息單一的重點。是你在發表訊息,而不是投影片。人們一次只能處理一則入鏡的訊息,他們不是在聽你說話,就是在閱讀你的投影片,他們沒辦法同時做到這兩件事。
當你打開投影片應用程式要創造新的投影片時,程式提供你的預設格式很適合做報告。如果你用文字填滿預設的主要模板,你的觀眾將要花25秒閱讀投影片。因為他們無法同時聽你說話和閱讀。如果你有40張投影片的話,乘以25秒,他們就會閱讀你的簡報超過16分鐘,而不是聽你說話。只要先規劃結構,你就會確保簡報不會變得太長。你想想:當一個受到挫敗的簡報者發表了55分鐘之後說:「喔~天阿! 時間都跑那去啦? 我還有43張投影片要放,所以請大家支持下去,我用5分鐘將投影片放完。」
投影片正確的數目是多少? 對簡報來說,並沒有明確的「正確」數目。一切都看個人的表達方式還有簡報者的步調,所以答案就是「表達你的論點的必要性來說,越多越好。」老編很愛看電影,對於電影我也有一套的掌鏡哲學,就如同HollyWood 的場景和故事分析師會堅持以往的慣例,不會讓場景持續超過3分鐘,因為他們害怕觀眾失去興趣。
3分鐘! 很有可能你的觀眾每過3分鐘也會失去興趣,而且問題變得更糟的是,你可沒有億元的電影鉅片預算。因為簡報的媒介比電影來的靜態,所以不要在一張投影片上花超過2分鐘的時間。盡可能變換視覺畫面有助於保持觀眾的注意力。
大多數簡報都會在每張投影片裡放多重的論點,使它成為文件而不是投影片。如果你選擇在每張投影片中只放進一個想法,你就會比傳統上會在投影片平台上看到的擁有更多的投影片,這是可以接受的。
 
投影片內容縮減
投影片內容的密度是有範圍的。數字和觀眾處理訊息需要花的時間將決定:你到底有沒有創造出密集的文件或是確實的視覺助手可以投射在螢幕上。
你的目標是要從投射文件轉變成發表的簡報。
 
重視「簡短」這件事
簡報會失敗是因為裡面有太多的訊息、而不是因為太少。不要在觀眾面前炫耀、不斷湧出你對主題知道的「每個似是而非的敘述」。只要在準確的時刻對確切的觀眾分享正確的訊息就好。
林肯只用了278個字就構成了<蓋茲堡演說>,而且只用了2分多鐘發表它。雖然它是史上最短的演說之一,卻也同時被認為是歷史上最偉大的演說之一。
「如果我要演說10分鐘,我需要一星期的時間準備。如果我要演說15分鐘,我需要3天的時間準備。如果我要演說半小時,那我需要2天的時間準備。如果我要演說1小時,那我現在就已經準備好了。」(Woodrow Wilson)
 
一種更厲害的競爭優勢
人生當中,有人總是在贏,有人總是在輸。這個道理並不只適用於商場上,就連信念和價值觀也會經歷勝利和失敗的循環。單單根據事物經過溝通的方式,就不斷會產生一種和別人感覺或是錯誤相關的拉扯。
大多數溝通者都是愛好夢想的人,可以看到要去的地方還有到達那裏的方式,公司主管會「看到」公司需要到達的地方、經理會「看到」建立策略的方式、工程師會「看到」製造產品的方法、行銷人員會「看到」推銷產品的方法。就連我們的社會因素也會在獲得解決之前先被「看到」。身為溝通者,你的工作就是要讓別人「看到」你在說什麼,這樣你的想法才會取得牽引力,如果你能做到這點的話,你就贏了。
如果你的簡報很棒,它就可以成為廣泛延伸的媒體現象。現在這個時代,比起歷史上其它時代,偉大的簡報會超越它們被發表的時刻、因為上百萬沒有到場的人也會觀看它們。在你發表很久很久之後,你的簡報還是一再地被觀看。在YouTube上,Randy Pausch 的「最後一課」觀看次數已經超過1,200萬次。TED.com網站發起的各種知識18分鐘的簡報,觀看次數已超過一億次。還有一位馬丁.路德. 金恩的<我有一個夢>演說在YouTube上觀看次數就已經超過1,500萬次。這些數字大到足以展開某個時刻。當一場簡報很偉大而且有錄影存檔的時候,人們就會一再地觀看它。
如果你的訊息很清楚而且值得重複,人們就會重複它。如果有人重複你的訊息,你就贏了! 聽起來很簡單吧? 確實很簡單。