自個人資料保護法修正公布後,多數企業已開始執行組織內部個人資料之盤點與檢視內部業務流程,並針對各個環節可能出現的個人資料防護漏洞,做出修正與檢討,而在企業忙得焦頭爛額之際,多數從業人員仍懷著等著看好戲的態度面對,但各位可知道,個資法除了在規範公務機關與企業外,個人也在受規範之列,所以,您可別以為可以置身事外。 我們今天就從個人資料保護法淺談從業人員交換名片之行為 …. ( 在江湖走跳您不能不知ㄚ)
從過去以來,我們在人與人之間的公共關係上或是一般的商業行為;或行銷過程當中,”遞換名片” 這件事,除了是一種商業上禮貌之外,同時,也是一種增加企業能見度與產品銷售機會的方式。 一般國際禮儀上,初次見面的雙方是不會急著換名片的,因為外國人認為這樣不但失禮而且未經過”善意”的完全寒喧是不會馬上取得對方的名片的。( 或許對方還並不想跟您聯絡哩 )。 但,您可曾想過名片上除了企業資訊外,也有您個人的姓名、職業、聯絡方式等個人資料,雖經雙方當事人同意交換,但您是否有明白告知對方,您蒐集名片的處理與利用之目的、期間與保存之方式?您是否了解對方如何處理或保管您所遞交之名片?而諸如此類之情形,在個資法施行後,都將被嚴格規範。( 這問題有嚴肅了吧! 您不能不知道ㄚ )
從法務的觀點:我們提供就從業人員交換名片之具體事實,結合法規範內容做說明,再提供具體可行的做法:
首先,依據法規範內容分析案例事實:依據個資法第2條規定,個人資料及檔案指的是自然人之姓名、職業、聯絡方式及以機器檢索、整理之個人資料集合;蒐集指的是任何方式取得之個人資料;處理指建立或利用個人資料檔案所為資料之記錄、輸入、儲存、編輯、複製、檢索、刪除、輸出、連結或內部傳送;利用指作處理外之使用;非公務機關指公務機關以外之自然人、法人或團體;當事人指個人資料之本人。另,同法第8條規定,蒐集當事人之資料,應明確告知非公務機關名稱、蒐集目的、個資類別、利用期間、方式、當事人權利。又同法第19條規定,非公務機關對於個人資料之蒐集或處理,應有特定目的,且應屬當事人自行公開、同意公開的個人資料。
是以,從業人員交換名片雖屬自願公開個人資料之行為,但大多數當事人在此行為中,都僅主觀的認為他方當事人會在業務範圍內聯絡使用,是以並不會特別告知蒐集後之使用目的、期間與範圍;且當事人在取得名片後,依慣例帶回公司交給單位內部業務助理為資料輸入與儲存,接下來就不定期的做電話行銷,亦有甚者,把名片做為其他商業上之利用。此一名片處理方式,我想各位可能已司空見慣,但在新法施行之後,這樣的行為皆是可以被處罰的,且當事人違反法令必須負擔刑事、民事及行政責任,有可能還會連累代表人或管理人,各位可千萬不要輕忽。
建議具體可行的做法有三:
1.在名片的製作上,避免使用全名,改用職級與英文名字,如:業務部經理Amy。
2.名片上表明僅供取得之當事人作業務聯繫之用,如果能加註:「給○○公司陳經理」更好。
3.聯絡方式僅提供公司電話、公司電子郵件。
最後,新法施行後,不論是企業或個人,都應注意個人資料之保護,以免損及自身權益;然調整與適應皆需要時間,為保障人格權、健全個人資料保護制度,企業與個人皆應共同努力。