依金融控股公司及銀行業內部控制及稽核制度實施辦法規定:
金融控股公司及銀行業應建立內部稽核制度、自行查核制度、法令遵循主管制度及風險管理機制,以維持有效適當之內部控制制度運作。
因此各金融單位皆設有稽核室隸屬於董事會下,並建立總稽核制;同時並規定總稽核及內部稽核人員之資格條件、總稽核及各級稽核人員每年受訓練時數、內部稽核單位應辦理事項、內部稽核辦理一般查核及專案查核之頻率、對子公司之查核,及內部稽核報告應揭露之項目。內部稽核制度之目的,在於協助董事會及管理階層查核及評估內部控制制度是否有效運作,並適時提供改進建議,以合理確保內部控制制度得以持續有效實施及作為檢討修正內部控制制度之依據。
為何需要電腦化?
1. 為防範金融弊端影響經濟發展,金管監督日趨嚴謹,因此電腦化作業可:
a.即時且全面的反應法規變動
b.查核結果客觀且品質一致
c.洞悉問題根源,避免流於形式
2. 稽核人力普遍不足 - 稽核室隸屬於董事會,但因非為營利單位,故人手往往不足,尤其分行數多之銀行更為明顯,因此建置『電腦化之稽核管理系統』可以達成下列之目標:
a.減少人工作業
b.簡化處理流程
c.有效落實追蹤
3. 稽核經驗累積不易 – 於『銀行內部控制及稽核制度實施辦法』中有明確規範稽核人員之資格條件,因此在稽核經驗累積不易之情形下必需建置電腦化之稽核管理系統以達到下列目標:
a.落實最佳典範
b.資訊統一管理
c.知識經驗共享
國眾電腦為國內銀行稽核作業解決方案之軟體供應商,規劃出一套能夠符合國內銀行稽核作業流程的稽核作業管理系統(Audit Management System)(以下簡稱ADMS),讓原本依賴大量人工紙本作業的查核工作,能透過資訊科技的協助,輕鬆完成繁雜的查核工作,提升人員工作效率,建立稽核專業知識共享的平台,從年度工作計畫、核准,到任務分派、工作執行、結案報告編製,及後續之缺失追蹤、彙整等工作,都可在ADMS的輔助下完成。
■ 系統特色
因應各金融單位對稽核作業電腦化之需求殷切,本公司投入人力開發『銀行稽核管理系統』以協助稽核人員能更有效率執行稽核作業。本公司開發之『銀行稽核管理系統』具有以下之特色:
1. 稽核作業流程化
■個人工作區列出待辦工作,一目瞭然
■所有工作流程化管理與稽催,可避免遺漏
■整合內部稽核、外部檢查與自行查核流程,進行交互缺失追蹤
2. 查核項目標準化
■使用查核題庫可避免漏查
■累積查核知識與經驗,縮短訓練查核人員時間
■提高查核評分的公正性
3. 輔助工具平台化
■提供法規、文獻、工作底稿、範本…等知識庫,透過單一平台即可取得所有稽核所需資料
■題庫與法規、文獻、工作底稿連結,查核作業時可即時輔助查詢
■金融法規資料庫同步更新
4. 資訊取得即時化
■不需透過資訊單位就可即時取得所需的稽核報表與工作底稿
■查核開始前系統自動準備好查核所需稽核報表與工作底稿,以利節省作業時間
■稽核報表與工作底稿自動抽樣
5. 查核報告樣板化
■使用評註模版,自動產生格式統一、美觀的查核報告,品質高且又省時
■使用缺失模版,可統計常見缺失與進行績效評分
■可透過修改樣版,快速調整報告格式、內容與欄位
6. 指標監控自動化
■定期自動產生異常稽核報表,納入追蹤,提早發現與解決問題
■異常報表可提早發現並預防問題的發生
■ 功能架構
■ 業務流程:
1.內部稽核
2.外部檢查
3.自行查核
為因應當前企業經營環境的變遷,做好『內稽內控』已是銀行落實公司治理的基本條件,在瞬息萬變的金融市場,稽核人員若只是依據相關法規或制度條文規範進行查核作業,已不足以應付現今的市場環境變化的速度與需求,為配合環境的發展,「稽核」將扮演舉足輕重的角色,這股力量不但協助銀行評量內部控制缺失、營運績效及降低營運風險,這股力量將擴及所有作業層級的各項業務,提供決策者治理的參考,進而達到降低不合理的成本發生與浪費,提高效率與競爭力,如此,才能在下一個時代中,繼續保持銀行的競爭力。