我們都知道:商業市場瞬息萬變,來自各方的數字與資訊,成為掌握市場變動的主要來源,更是採取行動的依據。 過去,大多數的企業主管,都習慣從較宏觀的角度進行觀察與決策,這亦反應了企業對於資訊量與資訊處理需求較低的實況。
現在,自全球歷經金融海嘯以來,企業發現市場訊息變化速度極快,失之毫釐則差之千里,不能再忽視任何微小的改變。
企業的回應力是來自資訊整合力量
根據市調公司於2012年針對各大企業執行長所進行的調查顯示,目前企業經理人特別注重「企業回應力」,並有超過 80% 的企業都認為自身缺乏這項技能。同時,根據專家學者的研究顯示,若要提高企業回應力,首先需要快速重新配置資源,再者是擴大領導團隊,其次為重視績效管理。
企業需要時時刻刻檢視目前的方向是否正確,傳統上的做法是透過定期召開經營管理會議,並協助執行長收集資料、提出關鍵重點,以便進行策略調整;但此種做法有相當大程度須倚賴各部門主管及幕僚能否即時提供資訊,加上資訊整理的流程往往過於繁瑣,導致報告的正確性與參考價值皆有待商榷。在另一份市調公司對企業執行長所做的調查中,就發現約有 47% 的執行長,在檢視無任何科技資訊工具支持的資料時,會對資料內容產生懷疑。
目前大部分企業都是利用現行工具整理資訊,資料也大多來自於企業既有的交易、帳務等系統,不僅會造成收集品質的不穩定,還可能由於操作者的人為因素,致使資料失去原有的真相;這也說明了企業資訊系統應該要能快速且正確地運作,同時可排除不當原因的介入,確保資訊的可信度。
強調速度與效率
因應資料的複雜度與處理的困難度,導入商業智慧 (Business Intelligence,BI) 軟體,可以有效改善資訊利用性低或不正確的情形,提供更精準細微的整理運算,發掘有效用且符合各項用途的訊息;市場上有很多的公司所開發的商業智慧績效管理系統目的即是如此。
當產品線與成長率分屬二度象限的兩軸時,只能簡單看出產品的成長率,若能加入第三個維度,例如每個國家或地區的經濟成長率,綜合之後就可以了解到底哪個市場是值得投資的;或是可以針對企業的眾多產品與市場,設定多項分析條件,以快速解讀出熱度圖,供主管或決策者使用。這些應用都需要靠 BI 系統來達成。
如果企業欲藉由擴大領導團隊,以提高對企業內外部細微變化的掌握,相對地也需要投入極高的管理資源,而BI便可適時地彌補不足、發揮長處。
此外,BI 系統在設計上,可以透過相對應的工具,將內部資料精煉分類後,轉為資料倉儲的型式;當外部資料匯入時,就能立即進行整合與分析,提高處理績效,同時還能確實得知產品的市場表現及成長空間,並與各項績效表現結合。
掌握具體運用關鍵
企業導入 BI 系統有四大具體效益;包括決策先機的提前、掌握未來趨勢變化、加速報表分析工具、提供主動協助與例外管理等。BI系統可以協助縮減資料收集與分析報表的時間,節省相關的人力,提高資訊品質,即時發現市場上的細節變化,並可主動發送警示訊息,讓企業得以有效因應。
另一方面,企業可以依據實際的需求,選擇不同功能的 BI 軟體;例如大型企業需要更細部完整的資訊與管理,而中小企業只需針對特定的目標或議題,挑選適當的工具即可。只要懂得聰明運用資訊科技,就能在競爭激烈的市場中,成為穩健成長的最後贏家。